Documenti, fatture, schede del personale e fornitori, gestire le informazioni all’interno di un’azienda può rivelarsi complicato senza processi informatici davvero funzionali.
Le soluzioni in questo campo sono davvero molteplici, per gestire queste attività tuttavia basta aver chiari i compiti più importanti.
Grande o piccola che sia un’azienda i processi di gestione informatica delle informazioni sono un aspetto fondamentale non solo dal punto di vista normativo. Strumenti e pratiche in grado di ottimizzare tempo e risorse ci aiutano a migliorare la qualità del lavoro e di conseguenza la nostra produzione, senza dimenticare i punti riguardanti la sicurezza informatica delle informazioni sensibili.
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In questo articolo riassumiamo con semplicità quelli che sono i 5 modi più facili e sicuri per un processo di informatizzazione aziendale, sottointeso di quanto siano diversi gli aspetti che disiplinano questo settore. Sintetizzando ecco brevi linee guida su cui concentrare gli sforzi nel processo di informatizzazione aziendale.
1. Computers e dispositivi.
Scegliete di usare per la vostra impresa solo computer e dispositivi come Tablet, Notebbok e Smartphone esclusivamente da dedicare alle attività di azienda. Questo metodo aiuta prima di tutto a centralizzare le nostre informazioni anche attraverso l’uso di reti aziendali o di altri canali di condivisione. Per avere ancora più controllo sulle informazioni scegliete inoltre se potete di usare un Mainframe centrale dedicato anche come Server centrale, un luogo dove custodire i dati più preziosi della vostra azienda magari anche, per maggiore sicurezza, in modalità Offline.
2. Software e servizi web.
Preferite sempre l’uso di software gestionali e di servizi web originali e garantiti dalle case fornitrici, un “capisaldo” tecnico per avere sempre garanzia sulla robustezza della propria infrastruttura informatica. In caso di blocchi o malfunzionamenti dei software gestionali saremo in grado di ricevere aiuto attraverso i servizi di assistenza online da tencici qualificati, senza per questo dover fermare in tutto o in parte i processi produttivi aziendali che richiedono l’uso di Pc.
3. Backup dati e servizi cloud.
Custodite i dati più preziosi della vostra impresa in modo da pianificare Backup regolari e constanti, consigliabile anche attraverso l’uso di dispositivi Hardware esterni come unità Hardisk, chiavette USB, CD rom e DVD. Per una maggiore sicurezza scegliete di adottare anche l’uso di Password “forti” per avere accesso a tutti i dati contenuti nei Backup relativi alle vostre attività. Per chi sceglie di usare servizi in Cloud come formula di conservazione dei backup aziendali scegliere preferibilmente servizi Cloud di comprovata affidabilità, forniti da Provider noti e conosciuti.
4. Sicurezza ed autorizzazioni.
Altro aspetto di fondamentale importanza è la gestione della sicurezza dell’infrastruttura informatica. Usare sempre Antivirus, Antimalaware e Firewall adeguati alle esigenze per avere la garanzia minima di sicurezza evitando così il rischio di infezioni ai Pc. Quando necessario, inoltre, fare sempre attenzione a non esporre ad ulteriori pericoli i dispositivi usati per l’impresa magari utilizzandoli per operazioni non strettamente legate al lavoro. Discorso diverso per le autorizzazioni, per una maggiore sicurezza scegliete di fornire l’accesso ai dati da parte dei dipendenti secondo modelli precisi e disciplinati, diversificando vari gradi di accesso ai dati.
5. Aggiornamenti software/hardware.
Ultimo ma non per importanza l’aspetto legato alla manutenzione degli strumenti informatici. Installare sempre e con regolarità i vari aggiornamenti tecnici e di sicurezza di Software ed Hardware rilasciati dalle case fornitrici, sia per computer principali che per tutti quanti gli altri dispositivi utilizzati all’interno dell’azienda. Oltre agli aggiornamenti di strumenti informatici ordinari, stesso discorso vale per l’uso di tecnologie IOT eventualemte usate in azienda. Visti i maggiori rischi, è buona pratica controllare sempre con regolarità anche gli aggiornamenti Software di attrezzature simili.
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Rispettando semplici ma preziose raccomandazioni, dare forma solida all’infrastruttra informatica della vostra impresa in grado di funzionare al meglio non sarà più un problema insuperabile.
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